Mi az az Airbnb menedzsment?

Airbnb menedzsment, rövid távú ingatlan-bérbeadás menedzselése, fenntartása. Ha találkoztál már ezekkel a kifejezésekkel, de nem tudod hová tenni őket, ha zavarba jössz a szálláshelyek üzemeltetése szavak hallatán, akkor ez a cikk egyenesen neked szól. Az alábbiakban kivesézzük, hogy pontosan mit is jelent, amikor egy kiadó ingatlan körüli teendőket egy külsős cég látja el. Vágjunk bele!

A rövid távú lakáskiadás több munkát igényel, mint gondolnád. Sokan úgy vélekednek, hogy a munka csupán a foglalások kezeléséről szól, de ez nem teljesen fedi a valóságot. Airbnb tulajdonosként folyamatosan készen kell állnod a nap bármely szakában: a reggeli beérkező üzenetek megválaszolásától kezdve az éjszakai karbantartási problémák menedzseléséig. Látható tehát, hogy a rövid távú ingatlanfenntartás emberpróbáló feladat, és a teendők nem érnek véget a nap végén.

Számos ingatlantulajdonos fut rá a következő problémára: rendelkezik ugyan kiadásra szánt ingatlannal, de a bérbeadás körüli teendők ellátására nincs ideje, lehetősége, kapacitása. Nos, pontosan itt jöhet képbe egy professzionális Airbnb menedzsmenttel foglalkozó cég, amely képes levenni ezt a terhet a tulajdonos válláról.

Hogyan látja el az Airbnb menedzsment napi teendőit egy erre specializálódott cég?

A tapasztalt Airbnb menedzsmentet űzők tudják: a reggeli rutin meghatározza az egész napot. Bár sokan kötetlen munkaidőnek képzelik el az ingatlanfenntartás körüli teendők ellátását a valóságban ez a tevékenység aktív felügyeletet és teljes koncentrációt igényel. Különösen reggelente, amikor a vendégek távoznak, vagy éppen újak érkeznek.

A reggeli órák tehát kulcsfontosságúak az éjszakai események áttekintése, valamit a távozó és érkező vendégek kezelése kapcsán. Sokan ilyenkor üzenik meg adminisztratív jellegű közlendőjüket: később tudják elfoglalni a szállást, maradnának még, takarítást kérnek vagy éppen elromlott valami az ingatlanban. Nézzük, hogy mik azok a rutin feladatok, amelyekkel egy Airbnb menedzsmenttel foglalkozó vállalkozás találkozhat a mindennapi munkája során.

Reggeli előkészületek

• Új foglalási kérelmek áttekintése, kezelése
• Vendégkérdések megválaszolása
• Közelgő érkezések és távozások ellenőrzése
• A nap takarítási ütemezésének megszervezése
• Karbantartási kérelmek követése

A reggeli-délelőtti órák a távozó vendégek utáni esetleges kárelhárítási feladatok ellátásában is döntő fontosságúak.

Kapcsolattartás a vendégekkel

Nem képezheti vita tárgyát, hogy a kommunikáció a vendéglátás, így a hatékony Airbnb menedzsment alapja is. Mit sem ér egy elbűvölő ingatlan hatékony kapcsolattartás nélkül, ugyanis a vendégek elégedettségét leginkább az befolyásolja, mennyire rugalmasan kezelik kérdéseiket.

Egy kiváló kommunikáció ötcsillagos értékelést hozhat, míg a gyenge válaszadás akár egy luxus élményt is tönkretehet. A mai vendégek azonnali válaszokat és pontos információkat várnak el, akár éjszaka is, hiszen a nap bármelyik szakában előfordulhatnak olyan kérdések, amelyekre azonnal reagálni kell.

Az ingatlan előkészítése és takarítása

A takarítás látszólag egyszerű feladatnak tűnhet, de a rövid távú ingatlan-bérbeadás esetén ez sokszor már-már művészet. Az Airbnb tisztasági előírásai egyre szigorúbbak, így a vendégek ma már hotelszintű higiéniát várnak el otthonos légkörrel kombinálva.

A kihívás nem csupán a takarításban rejlik, fontos az időzítés és koordináció is. A gyakori, egymást követő foglalások miatt az Airbnb menedzsment szakembereinek gyorsan és hibátlanul kell dolgozniuk, ami felkészült takarítói csapatot és részletes ellenőrző listákat igényel. Melyek a legfontosabb teendők az ingatlan takarítása kapcsán?

• Felületek alapos tisztítása
• Ágynemű cseréje
• Alapvető fogyóeszközök pótlása
• Készülékek működésének ellenőrzése
• Vizesblokkok fertőtlenítése
• Postaláda ürítése

Délelőtti előkészületek

Ha azt gondoltad, hogy a teendők végére értünk, el kell hogy keserítselek. A java még csak most következik. Ugyanis a vendégéjszakák és a fizetővendégek számának bővülésével a teendők sora egyre csak növekszik. Hogy mennyire, azt az alábbi grafikon jól példázza.

Karbantartás és javítások

A műszaki karbantartás a legváratlanabb feladat, amire a lehető legrövidebb időn belül illik reagálni. A hosszú távú bérlettel ellentétben itt minden problémát azonnal kezelni kell. Egy hibás légkondicionáló, egy kiégett villanykörte vagy az internetkapcsolat megszakadása mind-mind befolyásolhatják a vendégélményt, ami végső soron negatív értékeléseket eredményezhet. A kulcs a rendszeres karbantartás, ami akár 70%-kal csökkentheti a sürgősségi hívásokat.

Délutáni előkészületek

A délutáni órák jórészt a pénzügyek, marketing és teljesítményelemzés körül forognak. Ez a munka elengedhetetlen a hosszú távú sikerhez: követni kell az ingatlan teljesítményét, versenyképes árazást kell alkalmazni, és fejlesztéseket tervezni. Ilyenkor érdemes a könyvelésre is néhány pillantást vetni, hiszen a rövid távú ingatlankiadás után jogszabály szerint lakószobánként éves átalányadót szükséges fizetni. Ami a teendők gyakorlati részét illeti:

• Naptár frissítése
• Árazás módosítása helyi események alapján
• Hirdetés szerkesztése
• Számlák rendezése
• Jövőbeli fejlesztések tervezése

Esti előkészületek

Az esti rutin a megelőzésről és a következő napra való felkészülésről szól. A rutinos Airbnb menedzsment cégek előre terveznek, ezzel csökkentik az éjszakai sürgősségi hívások kockázatát és biztosítják a reggeli érkezések gördülékenységét. A megfelelően előkészített esti rutin eseménytelen éjszakát hozhat, ám a teendők ilyenkor sem érnek véget. Ekkor érdemes ugyanis átnézni a következő nap feladatait, valamint az utolsó ellenőrzéseket elvégezni:

• Következő vendégek adatainak ellenőrzése
• Takarítási időpontok megerősítése
• Karbantartási jelentések áttekintése
• Üdvözlő üzenetek előkészítése
• Automatikus válaszok beállítása éjszakára

Hozzávetőleg így néz ki egy professzionális Airbnb menedzsmentet biztosító vállalkozás napja. Persze, bármikor állhat elő vis major helyzet, amikor az éjszaka közepén is ugrani kell. De a jól kivitelezett menedzsmentet a vendég szinte észre sem fogja venni.